“四步法”讓公司流程管理走在前列
in 紹興柯橋?yàn)I海供水有限公司 by 曹丹
公司規(guī)章制度及工作流程修編工作于3月24日發(fā)文正式啟動(dòng)，歷時(shí)5個(gè)月，于8月底全面收官完成。本次修編共計(jì)制度修訂111項(xiàng)，匯編流程197項(xiàng)，其中需上線129項(xiàng)工作流程（制度修訂后各系統(tǒng)新增搭建流程95項(xiàng)），截至8月底已全面完成，上線率100%。隨著工作的全面收官，逐步形成了一套“一、二、三、四”的流程圖工作規(guī)范法則，具體如下：成立一個(gè)小組。成立流程圖編制專(zhuān)項(xiàng)小組，由公司黨支部副書(shū)記傅小春同志任組長(zhǎng)，副總經(jīng)理葛青峰同志任副組長(zhǎng)，其余各部門(mén)指定一位流程圖編制專(zhuān)員任成員。小組每周召開(kāi)匯報(bào)會(huì)議，商議討論流程圖編制成果、進(jìn)度以及過(guò)程中存在的問(wèn)題，并明確下階段工作目標(biāo)。建立兩支隊(duì)伍。一是由各部門(mén)指定一位流程圖編制專(zhuān)員組成，負(fù)責(zé)所在部門(mén)業(yè)務(wù)流程、工作標(biāo)準(zhǔn)、表單的收集整理，對(duì)工作流程進(jìn)行修訂、補(bǔ)充和完善，并統(tǒng)一繪制成圖。二是由信息技術(shù)部若干骨干成員組織，負(fù)責(zé)對(duì)提交的工作流程圖進(jìn)行再次審核及需求確認(rèn)，并實(shí)施上線搭建、調(diào)試工作，實(shí)現(xiàn)工作流程與信息化建設(shè)有效銜接分成三段實(shí)施。一是首先全面開(kāi)展公司所有流程修編（新增）工作，該項(xiàng)工作于6月底全面完成。所有新增修訂的制度均需提交由公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)經(jīng)理組成的審議會(huì)議進(jìn)行審議，確保制度修訂的完整性、可行性和規(guī)范性。二是流程圖編制專(zhuān)項(xiàng)小組根據(jù)最終發(fā)文的制度進(jìn)行流程圖的梳理、編寫(xiě)。根據(jù)計(jì)劃，提交每周的流程圖編制會(huì)議討論，討論完成后需上線的，提交工作流程上線申請(qǐng)流程進(jìn)行上線申請(qǐng)。三是信息技術(shù)部流程圖搭建人員根據(jù)流程上線申請(qǐng)流程內(nèi)容進(jìn)行流程上線搭建及調(diào)試工作，流程運(yùn)行滿1個(gè)月且暫無(wú)任何問(wèn)題以后，流程成為正式流程。 形成四化成效。一是智能化：所有流程本著“能上線就上線”的原則，除費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、合同審批等必需要紙質(zhì)審批留檔的流程，所有流程基本采用線上流轉(zhuǎn)形式，手機(jī)上即可完成流程審批，有效縮短了審批時(shí)間，節(jié)約了不必要的紙質(zhì)浪費(fèi)。二是數(shù)字化：上線流程流轉(zhuǎn)完畢后，均會(huì)形成對(duì)應(yīng)的歸檔記錄，記錄以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，可隨時(shí)調(diào)取利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。三是精細(xì)化：管理精細(xì)化，線上流程的流轉(zhuǎn)，讓每個(gè)節(jié)點(diǎn)的接收時(shí)間、辦理時(shí)間都有據(jù)可查，同時(shí)根據(jù)流程圖編制內(nèi)容對(duì)每個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置節(jié)點(diǎn)辦理時(shí)效，讓每次考核都有理可依。尤其在時(shí)間長(zhǎng)、節(jié)點(diǎn)多的用戶接水流程中，每個(gè)節(jié)點(diǎn)精細(xì)化的管理有效助力了公司三服務(wù)工作。四是規(guī)范化：流程圖編制的工作開(kāi)展，總結(jié)出了一套“一、二、三、四”的流程圖工作規(guī)范法則，為指導(dǎo)公司近遠(yuǎn)期的工作有序開(kāi)展，奠定了“規(guī)范化”的基礎(chǔ)。